Zgodnie z art. 77² § 1 Kodeksu pracy, w przypadku, gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 5 pracowników oraz nie są oni objęci zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym, wówczas warunki wynagradzania za pracę muszą być określone w regulaminie wynagradzania. W regulaminie tym pracodawca może także określić inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania (art. 77² § 2 k.p.). Wobec powyższego treść regulaminu wynagradzania powinna zawierać postanowienia obligatoryjne, tj.:

• system wynagradzania,
• składniki wynagrodzenia,
• wysokość wynagrodzenia (tabela płac),
• zasady przyznawania nagród, wyróżnień oraz premii,
• dodatki i świadczenia obligatoryjne do wynagrodzenia,
• taryfikator kwalifikacyjny.

w zakresie warunków wynagradzania oraz inne dodatki lub świadczenia związane z pracą. Głównym składnikiem wynagrodzenia, który powinien być bezwzględnie umieszczony w regulaminie jest stawka osobistego zaszeregowania za pracę określonego rodzaju na określonym stanowisku. Z tego też względu integralną częścią regulaminu są załączniki sporządzone w postaci tabel wynagrodzeń, gdzie powinna znajdować się tabela określająca stanowiska pracy, wymagane kwalifikacje oraz staż pracy. W przypadku, gdy pracownik nie spełnia wymogów kwalifikacyjnych lub stażowych określonych szczegółowo w regulaminie, wówczas nie może oczekiwać, że zajmie określone stanowiska. Zdarzają się przypadki, w których pracodawca może zwolnić pracownika z obowiązku posiadania odpowiednich kwalifikacji i wymaganego stażu pracy, pod warunkiem, że nie wynikają one z przepisów prawa i nie mają charakteru obligatoryjnego. Zwolnienie takie jest wykluczone, gdy brak niezbędnych kwalifikacji lub stażu pracy stanowiłby zagrożenie dla bezpieczeństwa i higieny pracy, bezpieczeństwa pożarowego lub też mógłby spowodować zakłócenia w procesie pracy. Pracownik może wystąpić w swoim imieniu o zwolnienie z wymaganych kwalifikacji i stażu. Również z wnioskiem takim może wystąpić organizacja związkowa reprezentująca pracownika.

Natomiast w zakresie dodatków i świadczeń należy określić:

• tryb i formy przyznawania,
• wysokość,
• okresy uprawniające do ich nabycia.

W przypadku, gdy u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa (lub więcej organizacji), wówczas ma on obowiązek uzgodnienia z nią (ich wspólną reprezentacją) treść regulaminu.

Regulamin wynagradzania obowiązuje pracowników bez względu na to, czy umowa o pracę jest zawarta na czas nie określony czy określony, również nie ma znaczenia wymiar czasu pracy, w jakim zatrudnieni są pracownicy. Istotne jest to, aby osoby miały status pracownika. Regulamin dotyczy tylko i wyłącznie pracowników - nie obejmuje on dyrektorów, których wynagrodzenie ustalane jest przez organ powołujący, bądź nadzorujący.

Regulamin wynagradzania obowiązuje do czasu objęcia pracowników zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy (art. 77² § 3 k.p.). Postanowienia zawarte w regulaminie wynagradzania nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż postanowienia układów zbiorowych pracy, a także ponadzakładowych układów zbiorowy pracy.