Radosław WIELICZKO
Konsultant
ERNST & YOUNG
Radoslaw.Wieliczko@ey.com.pl

Zgodnie z rozporządzeniami Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, każdy wyjazd służbowy pracownika poza jego stałe miejsce pracy, wymaga zlecenia od pracodawcy i wiąże się z koniecznością późniejszego opisu miejsca lub miejsc docelowych, czasu spędzonego w podróży, użytych środków lokomocji, wartości przysługujących diet i ryczałtów, itp. Odbywanie podróży służbowych jest obecnie tak powszechne, że ich rozliczanie może wydawać się czynnością rutynową, dawno opanowaną przez delegowanych. Jednak do dnia dzisiejszego pokutują pewne schematy, charakterystyczne błędy popełniane przy ustalaniu i rozliczaniu podróży służbowych.


Stary druk polecenia wyjazdu


Pisemna forma dokumentowania delegacji wynika z potrzeby należytego dokumentowania wydatków przede wszystkim dla celów podatkowych. Jednak samo rozliczanie delegacji na piśmie ma w Polsce dłuższą tradycję niż ustawy podatkowe, aktualnie regulujące życie gospodarcze. Podróż służbową najczęściej rozlicza się na podstawie druku polecenia wyjazdu służbowego. Format tego druku powstał kilkadziesiąt lat temu i obecnie nieco już trąci myszką. Zawiera zbyt dużą ilość rubryk, przy czym część z nich pozostaje niejasna i rodzi często różne interpretacje przy ich wypełnianiu. Druk "wymusza" złożenie aż ośmiu podpisów, podczas gdy wystarczająca byłaby ich połowa. Oprócz wad, dokument polecenia wyjazdu służbowego ma również zalety, a największa z nich polega na tym, że jest. Ja jednak namawiam do opracowania własnego formatu, zawierającego tylko informacje niezbędne ze względu na wymogi dokumentowania delegacji, wypływające bezpośrednio z cytowanych wyżej rozporządzeń Ministra Pracy i Polityki Socjalnej. Własne druki będą miały szansę być prostszymi i jednoznacznymi, a przez to łatwiejszymi w wypełnianiu. Mogą one również zawierać dodatkowe pola informacyjne, jeżeli zakład pracy lub charakter wyjazdu wskazują na taką potrzebę. Jednym z przykładów indywidualnego kreowania formatu druku może być dodanie rubryk do wpisania użytych kursów walut obcych, przy podróżach zagranicznych. Opracowanie i używanie własnych druków jest działaniem godnym polecenia, bo ułatwia i znacznie przyśpiesza procedurę rozliczania wyjazdów służbowych.


Krótki to niebezpieczny


W wielu przedsiębiorstwach pokutuje pogląd, że krótkie, trwające do ośmiu godzin, wyjazdy służbowe, nie wymagają wypełnienia druków polecenia wyjazdu, gdyż nie rodzą żadnych zobowiązań w postaci diet i ryczałtów dla pracownika delegowanego. Ewentualne wydatki gotówkowe dokonane przez delegowanego w czasie takiej podróży traktuje się wówczas jako wydatki z tytułu zwykłej zaliczki. W mojej opinii działania te stoją nie tylko wbrew przepisom ustalonym we wcześniej przytoczonych rozporządzeniach, ale i stwarzają określone niebezpieczeństwo dla pracowników delegowanych. Przy ewentualnych wypadkach w trakcie nieformalnej delegacji, to na pracowniku będzie ciążył wymóg udowodnienia, że zdarzenie miało miejsce w czasie realizacji jego zadań w ramach stosunku służbowego. Dlatego też, mając w świadomości tysiące krótkich podróży służbowych, odbywanych codziennie, bez formalnego polecenia pracodawcy, zachęcam do każdorazowej rejestracji wyjazdu. I w tym przypadku można samemu opracować uproszczony druk polecenia wyjazdu służbowego używany tylko przy podróżach do ośmiu godzin, tak by czas jego wypełniania ograniczyć do minimum. Rozwiązanie to w pewnym sensie zabezpieczy osoby delegowane przed niepożądanymi skutkami możliwych, przykrych zdarzeń, a i pracodawcy oszczędzi przyszłych problemów.


Zapomniany cel podróży


Pracownicy delegowani oraz osoby delegujące i zatwierdzające podróż, często nie wpisują zadania określonego dla niej, na drukach polecenia wyjazdu. Jest to wynik zwykłego zapominania lub też umyślnego bagatelizowania tego wymogu. Pisemne określenie zadania wydaje się jednak odgrywać zasadniczą rolę dla celów dowodowych i przy klasyfikacji kosztów podróży. To właśnie treść zadania decyduje o powiązaniu podróży z działalnością pracodawcy, a przez to determinuje, czy koszty poniesione w wyniku delegacji, mogą być uznane jako obciążenie pracodawcy, zarówno z punktu widzenia prawa bilansowego jak i podatkowego. Oczywistym jest również, iż postawione dla podróży służbowej zadanie, nie musi być przez nią całkowicie zrealizowane, by poniesione w delegacji wydatki można uznać za koszt pracodawcy. Wystarczy jedynie udokumentowanie, że osoba delegowana działała w celu realizacji postawionego jej zadania, które z kolei związane było z działalnością pracodawcy. Reasumując, brak opisanego zadania, czyli celu delegacji może zdeprecjonować podróż, jako narzędzie realizacji zadań pracodawcy i w praktyce prowadzić do nie uznania kosztów delegacji przez władze fiskalne i biegłych rewidentów. Bezpośrednim skutkiem tego będą gorsze wyniki finansowe pracodawcy i wzrost podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.


Kto deleguje i jak deleguje


Zgodnie z określonymi wyżej rozporządzeniami, zadanie, czyli cel delegacji, a także termin, miejsce wyjazdu, miejscowość rozpoczęcia i zakończenia, środek transportu określa pracodawca. On jest więc osobą upoważnioną do delegowania innych. Kim jest zatem pracodawca ? Według Kodeksu Pracy, pracodawcą jest jednostka organizacyjna lub osoba fizyczna zatrudniająca pracowników. W przypadku jednostki organizacyjnej, w imieniu pracodawcy występuje organ zarządzający albo inna wyznaczona osoba. W ten oto sposób krąg osób mogących reprezentować pracodawcę może być w praktyce bardzo szeroki. Zależy to tylko od woli członków organu zarządzającego przy cedowaniu swoich pełnomocnictw podległym pracownikom. Podróżująca część personelu nie powinna mieć więc kłopotu z uzyskaniem skierowania do odbycia delegacji. Jednak zawsze należy dopilnować, by osoby zlecające wyjazdy były formalnie do tego uprawnione przez organ zarządzający.

Prosta może być również forma zlecania delegacji. Przepisy nie określają jej szczegółowo, można więc zakładać, iż dozwolone jest nawet ustne skierowanie pracodawcy. Forma ta ma przy tym niewątpliwe zalety, polegające na likwidacji obiegu dokumentów na tym etapie, zwiększenia operatywności personelu zarządzającego i szybkości działania pracowników. W wielu zakładach pracy, szczególnie dużych i z wieloletnią tradycją ustna forma delegowania jest jednak nie do przyjęcia, głównie ze względu na obawę przed konsekwencjami fiskalnymi, wynikającymi z nienależytego udokumentowania delegacji. Zlecenie ustne nie podważa jednak wiarygodności podróży służbowej. Od tego jest rzetelne rozliczenie delegacji, dokumentacja wydatków w czasie podróży i wreszcie ich akceptacja przez pracodawcę.